El impacto de la automatización y la transformación digital en el sector contable y financiero, desencadenado por tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, la computación en la nube, la cadena de bloques y la automatización robótica de procesos (RPA), es evidente. La industria recurre cada vez más a la tecnología para realizar tareas contables complejas y que requieren mucho tiempo de manera eficiente, reducir costos y eliminar imprecisiones.
Los departamentos de contabilidad fueron los primeros en adoptar ampliamente la TI y la automatización en la década de 1950, y la mecanización de procesos implicó el uso de tarjetas perforadas para almacenar y recuperar datos de transacciones. La llegada de las computadoras transformó por completo la forma en que los contadores recopilan, almacenan, procesan y comparten datos a través de diversas herramientas.
Posteriormente, la introducción de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) abrió un nuevo horizonte de oportunidades para que las organizaciones obtuvieran un control centralizado sobre los sistemas a través de la integración interfuncional, lo que facilitó mejoras adicionales en la eficiencia.
Los sistemas ERP todavía requerían enlaces a otras aplicaciones, lo que se traducía en la alta complejidad de la solución. Por lo tanto, lograr un mayor nivel de automatización contable aún era difícil hasta la introducción de la automatización robótica de procesos (RPA).
RPA es una tecnología que permite a los usuarios finales configurar un robot de software para usar aplicaciones existentes para realizar transacciones, manipular datos y comunicarse con otros sistemas. Estos robots de software están programados y entrenados para realizar operaciones repetitivas, basadas en reglas y de gran volumen mediante la replicación de acciones humanas al acceder a múltiples sistemas, aplicaciones y documentos.
Las operaciones típicas de trabajo de oficina que los robots de software pueden asumir incluyen:
- abrir, leer y enviar correos electrónicos sobre la finalización de una tarea.
- buscar, extraer, actualizar, validar e ingresar datos en múltiples aplicaciones en línea y fuera de línea como ERP, CRM, Office, etc. en formatos legibles por máquina (archivos de texto, hojas de cálculo, XML, HTML, documentos escaneados, PDF, imágenes) a través de la aplicación interfaces de programación (API).
- limpieza, procesamiento y formateo de datos para proporcionar informes estandarizados para una mejor toma de decisiones.
Todas las operaciones contables requieren alta precisión y consistencia, y muchas de ellas involucran el manejo manual de transacciones repetitivas. Un empleado generalmente recopila información de sistemas múltiples y fragmentados y luego procesa los datos (verifica, envía para aprobación) antes de finalmente guardarlos en un sistema de contabilidad. La recopilación y manipulación manual de datos consume mucho tiempo y es propensa a errores.
Con RPA, los robots pueden operar en la interfaz de usuario de la misma manera que lo hacen las personas, eliminando la necesidad de modificar las aplicaciones (por ejemplo, contabilidad, nómina, almacén, software ERP) o la infraestructura de tecnología de la información subyacente. Cada operación se rastrea y registra para garantizar la integridad de los datos y cumplir con los requisitos de auditoría. Los registros de auditoría de los procesos automatizados pueden incluir niveles de detalle mucho más altos que cuando se realizan mediante el manejo manual. Los robots se pueden volver a entrenar rápidamente (de forma centralizada) para cumplir con las normas y estándares contables, sujetos a cambios frecuentes.
Una alternativa a la automatización tradicional (integrada, completa) que requiere mucho tiempo, dinero y esfuerzos de los programadores y proveedores de software para desarrollar software dedicado e integrarlo en los sistemas existentes, RPA se puede implementar como una solución de tecnología no invasiva sin la interferencia no deseada con infraestructura existente, que ofrece operaciones multifuncionales y de múltiples sistemas. Es especialmente adecuado para entornos empresariales con numerosas aplicaciones modernas y heredadas.
RPA ofrece una oportunidad para mejorar el rendimiento de los procesos en las empresas, donde la automatización tradicional es imposible o demasiado compleja y, por lo tanto, demasiado costosa de implementar. La implementación de RPA, integrada con IA, la nube o blockchain, es rentable y requiere menos tiempo que la automatización completa tradicional.
La principal ventaja de RPA no es la tecnología en sí, sino la liberación de recursos humanos y la oportunidad de concentrarse en actividades que requieren juicio, toma de decisiones o interacción con empleados o clientes. Los beneficios de RPA mencionados con más frecuencia incluyen:
- reducción de costo
- aumento de la velocidad del proceso
- mejor control de procesos y visibilidad del rendimiento
- datos de mayor calidad (precisión, consistencia, cumplimiento)
- operación continua (24 horas al día)
- Mejora de la flexibilidad del proceso para escalar más fácilmente.
- facilidad de implementación
Los procesos y tareas contables que pueden beneficiarse de RPA en términos de rendimiento y precisión incluyen:
- Cierre del período: cierre del libro mayor, cierre de libros auxiliares, validación de asientos de diario, conciliación de cuentas de bajo riesgo, consolidación;
- Informes: informes mensuales, trimestrales, de rendimiento interno y de gestión (agregación y análisis de datos financieros y operativos), informes externos estatutarios y reglamentarios;
- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar: mantenimiento (actualización, verificación) de datos de clientes/proveedores, creación/procesamiento/entrega de facturas, automatización de aprobaciones, validación y registro de pagos, cobros, facturación, comparación de facturas con órdenes de compra y venta;
- Gestión de efectivo, contabilidad general, transacciones entre empresas, contabilidad de inventario, viajes y gastos: solicitudes de reembolso, informes de gastos de auditoría y documentos, nómina, contabilidad de activos fijos, contabilidad de impuestos.
La encuesta de Capgemini reveló que RPA es la tecnología más popular para automatizar las funciones de back-office y middle office. El período de recuperación osciló entre 7 y 12 meses y el ROI del 13 % al 18 %. El 31 % de las empresas analizadas implementaron la automatización en finanzas y contabilidad, donde el ROI promedió el 12 % y el período de recuperación fue de 11 meses. La automatización en finanzas y contabilidad registró los mayores ahorros de costos (13 % en promedio) en comparación con otros departamentos administrativos.
RPA ofrece ventajas considerables sobre la automatización completamente integrada, pero también implica algunos desafíos y riesgos que afectan el resultado esperado de la automatización. Según estimaciones de EY, entre el 30 % y el 50 % de los proyectos iniciales de implementación de RPA fallaron en 2016 debido a razones relacionadas con problemas de TI, complejidad del proceso y expectativas poco realistas. Los expertos creen que el diseño de proceso válido y su documentación detallada son factores clave de éxito para RPA. La implementación de RPA también requiere una preparación adecuada de la infraestructura, los procesos y los mecanismos de gobernanza. Los errores o atajos tomados en esa etapa pueden provocar fallas en el cumplimiento del resultado de automatización esperado.
Las soluciones de automatización han estado presentes durante mucho tiempo, pero solo RPA ha hecho que la automatización sea ampliamente asequible y aplicable a escala. Los robots están trayendo un cambio de paradigma en la contabilidad, quitando la carga de las tareas monótonas, repetitivas y predecibles (principalmente contabilidad transaccional) de los hombros de los contadores, brindando la oportunidad de concentrarse en tareas más complejas. Implica crear nuevos roles para los contadores, empoderarlos para ir más allá de la contabilidad tradicional y preparar informes financieros, y hacerlos capaces de enfocarse en usar su experiencia para hacer juicios profesionales, interpretar datos financieros y ponerlos en contexto en toda la cadena de valor.