El coronavirus amenaza con desencadenar una gran crisis financiera en la economía mundial con niveles récord de pérdidas comerciales y deuda, similar a lo que presenciamos hace 12 años durante la Gran Recesión de 2008. Una nueva realidad de trenes vacíos, aeropuertos desiertos y restaurantes ya está afectando gravemente a la economía. Y las cargas financieras son precariamente altas entre las grandes empresas de los sectores automotriz, hotelero y de viajes, industrias que se ven afectadas directamente por el COVID-19. Cuanto más dure esta pandemia única en un siglo, mayor será el riesgo.
Para proteger a sus empleados del brote, las empresas están cerrando sus puertas e implementando órdenes de trabajo remotas obligatorias para sus empleados. Facebook, Google, Twitter y Amazon han implementado políticas de trabajo remoto para muchos o todos sus empleados en todo el mundo. Pero cuando se trata de gerentes y líderes empresariales de una nueva generación de pequeñas y medianas empresas, ¡todavía están por ver la peor parte! ¿Por qué? Deben enfrentar un desafío gigantesco de reorganizar y realinear a los miembros de su equipo con sus objetivos comerciales en un nuevo entorno de trabajo virtual para que continúen rindiendo al más alto nivel y logren cumplir con las demandas cambiantes de hoy.
¿Pueden lograrlo de manera eficiente con herramientas de colaboración tradicionales como correos electrónicos, mensajes de texto y chat? Es un hueso duro de roer porque la mayoría de las personas se sienten perdidas navegando en el trabajo remoto. Se enfrentan a muchos desafíos como la soledad, problemas para administrar su tiempo, falta de motivación, distracciones causadas por niños y coordinación entre colegas y otros equipos. Todo esto puede hacer que las personas sean menos productivas y eficientes. Por supuesto, el trabajo remoto tiene sus beneficios, como menos interrupciones de los colegas, políticas de oficina mínimas y menos estrés por los desplazamientos. Pero, ¿cómo garantizamos una buena productividad con una comunicación constante con los miembros remotos de su equipo? Aquí es donde entra en juego la importancia de una herramienta de colaboración virtual avanzada impulsada por IA.
Las herramientas de colaboración, impulsadas por inteligencia artificial y aprendizaje automático, se denominan herramientas de «colaboración inteligente» o «colaboración cognitiva», y están siendo desarrolladas por grandes empresas como Microsoft, Alphabet, Google y Salesforce como parte de sus plataformas de colaboración empresarial para diferenciar sus ofertas.
Al aprovechar la IA para aliviar el dolor del lugar de trabajo y las reuniones en línea, no solo permiten que un grupo de personas ubicadas en diferentes lugares del mundo se comuniquen y trabajen juntas en el mismo proyecto en tiempo real, sino que ayudan a los usuarios a organizar reuniones, transcribir reuniones y enviar mensajes de seguimiento de una manera mucho más inteligente.
Gracias a sus algoritmos de aprendizaje automático, Cisco Systems, por ejemplo, ofrece la plataforma de colaboración Webex, que puede identificar las próximas reuniones en el calendario, preguntar a los usuarios si desean unirse a una reunión e iniciar sesión cuando esté listo. En particular, la plataforma pronto incluirá tecnología de reconocimiento facial que puede identificar a los participantes de la reunión por video y enumerar su información biográfica. Según los expertos, el problema de la comunicación laboral es el ruido. Pero la IA puede ayudar a reducir ese ruido. Las empresas ahora están compitiendo para usar IA en sus servicios, prometiendo a sus clientes la capacidad de manejar mejor la sobrecarga de datos y reducir el ruido a la información que necesitan.
La mayoría de las herramientas de colaboración vienen con un tablero limpio y minimalista junto con chat de equipo, video, centros, listas de tareas, uso compartido de archivos y almacenamiento, lo que ayuda al equipo virtual a priorizar las tareas que generan el mayor impacto. Los beneficios de utilizar una herramienta de colaboración para el lugar de trabajo virtual son muchos; permiten a los equipos virtuales:
Comunicar – Los miembros del equipo pueden unirse en una plataforma común y trabajar hacia un objetivo común interactuando, intercambiando ideas y ofreciendo comentarios y perspectivas para brindar soluciones. El equipo puede eliminar una gran cantidad de correos electrónicos redundantes y compartir su progreso, actividades y planes diarios con mayor transparencia y responsabilidad.
Aprender – Es fácil obtener ayuda de especialistas en la materia y utilizar su conocimiento, experiencia y habilidades para encontrar la solución más óptima para cada problema. Le da al equipo la oportunidad de adquirir habilidades de sus colegas y desarrollar sus fortalezas. El equipo también puede mantenerse actualizado sobre las últimas noticias y actualizaciones de la compañía.
Localizar – Los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente documentos, credenciales, referencias y recursos para acelerar las cosas. Ayuda al equipo a obtener acceso a la información más rápido. Ya no es necesario mover los documentos hacia adelante y hacia atrás con ediciones por correo electrónico. Los documentos se pueden almacenar en una ubicación central basada en la nube para que todos los que trabajan en el proyecto puedan acceder a ellos, independientemente de su ubicación. El equipo siempre sabrá dónde encontrar la última versión de un documento.
Asistir – Crea relaciones interdepartamentales con varios equipos donde es fácil responder a múltiples solicitudes y requisitos de entrega, servicio o soporte en cualquier momento y en cualquier lugar. Los miembros del equipo no están restringidos a seguir los horarios de oficina tradicionales de 9 a 5. Pueden trabajar de acuerdo a su comodidad y proporcionar una mayor eficiencia.
Sin embargo, una herramienta de colaboración impulsada por IA lleva las cosas al siguiente nivel. La IA tiene el poder de mejorar las reuniones, incluso antes de que comiencen, con programación inteligente, composición automática de mensajes, gestión inteligente de riesgos y autorreparación.
Programación inteligente – aprovecha el procesamiento del lenguaje natural (NLA) para comprender los comandos de voz o texto y conectarse a las aplicaciones de calendario para invitar a los participantes, programar citas, ubicar la mejor ubicación para la sala de reuniones y realizar un seguimiento de las respuestas. También puede saber quién debe ser parte de una reunión, la mejor hora y lugar para la reunión e incluso predecir las preferencias de los asistentes.
Redacción automática de mensajes: comúnmente visto en aplicaciones de correo electrónico como Gmail y Outlook, es una adición a la programación inteligente. Autocompleta oraciones y recomienda respuestas relevantes para mensajes de correo electrónico. Cuando se integra en los flujos de trabajo de las reuniones, asume la tarea de mensajería de reuniones y agiliza la comunicación, lo que da como resultado una caída en el volumen de correo electrónico.
Control activado por voz – identifica al hablante y transcribe los comandos de voz a texto. Reemplaza el uso de interfaces de usuario, como paneles de pantalla táctil, sensores de ocupación, pulsaciones de teclado y clics del mouse. El control activado por voz es una aplicación poderosa que se puede usar para iniciar una reunión o videollamada, controlar dispositivos en la sala y programar acciones de seguimiento de la reunión.
Asistente digital virtual – es una herramienta de inteligencia artificial que puede ayudarlo con las actas de las reuniones y la investigación adicional, como el desarrollo de productos relacionados o las perspectivas de los clientes y los recursos. No solo acortará el tiempo de investigación e inspirará la ideación, sino que creará un nuevo nivel de inteligencia colectiva, lo que acelerará significativamente la producción del equipo, la innovación y el tiempo de comercialización.
Análisis de los sentimientos – utiliza reconocimiento facial y modulaciones de voz para detectar la expresión subyacente y ayudarnos a percibir el sentimiento de los participantes de la reunión, su nivel de participación en la reunión y su satisfacción.
Hay muchas herramientas de colaboración gratuitas y premium disponibles en el mercado en diferentes categorías: gestión de proyectos, almacenamiento de documentos y uso compartido de archivos, video y conferencias, mensajes instantáneos, redes sociales, programación, etc. Además, el mercado tecnológico presenta una colaboración mejor y más efectiva. herramientas cada año. Elegir lo mejor para las necesidades de su negocio y su presupuesto es todo un desafío. ¿Por qué? La mayoría de las herramientas colaborativas atienden a un aspecto de la productividad y rara vez cubren todas las necesidades de comunicación que demandan los equipos virtuales. Por lo tanto, a menudo se necesita una combinación de herramientas para garantizar una comunicación fluida y eficaz. Encontrar las herramientas adecuadas lleva tiempo. También suele ser un proceso de prueba y error.