5 mejores prácticas para aprovechar el verdadero potencial de RPA

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Las iniciativas de RPA a menudo comienzan fuera de TI, con una organización comercial que impulsa la adopción de tecnología para sus propósitos. En muchos casos, también, existe una fuerte percepción de que esta adopción requiere solo una participación mínima con TI o el conjunto más amplio de organizaciones técnicas. Si bien RPA simplifica la creación de scripts de automatización, es necesario controlar tanto el uso como las operaciones para lograr los objetivos de automatización con RPA.

La automatización robótica de procesos (RPA) puede realizar una amplia variedad de acciones, lo que la hace análoga a una «navaja suiza de automatización». Pero, al igual que esa herramienta, la amplia variedad de capacidades a menudo viene con restricciones en los casos de uso ideales. Por ejemplo, una navaja suiza puede contener una sierra, pero intentar derribar un árbol grande con esa sierra probablemente terminará en fracaso, frustración y, quizás, una herramienta rota.

Muchos de los desafíos que enfrentan muchas organizaciones al implementar RPA se deben a la implementación de la empresa más que a la tecnología. Aprender de lo que funcionó en el pasado e incorporar esos elementos en su cultura de automatización es la clave para escalar RPA dentro de su organización.

Poner restricciones en torno a los casos de uso, alinear la personalidad del desarrollador con esos casos de uso y poner la cantidad justa de gestión del ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC) son las claves del éxito con RPA.

Estas cinco mejores prácticas se basan en los comentarios de nuestros clientes que son pioneros en RPA:

1. Cree un centro de automatización de excelencia estableciendo el modelo de gobierno (CoE) adecuado.

Un Centro de Excelencia (CoE) puede proporcionar principios rectores, gobernanza y un repositorio de mejores prácticas, componentes reutilizables y experiencia técnica a la que todos en una organización pueden acceder.

Las siguientes acciones pueden ayudarlo a crear un CoE de automatización efectivo:

  • Forme un comité ejecutivo sobre automatización, que debe tener un patrocinador de nivel C que pueda ayudar a crear una aceptación interfuncional e impulsar la adopción. Este podría ser un participante clave o el líder del CoE.
  • Crear una carta para el CoE. Los objetivos y principios deben incluirse en el estatuto y las funciones y responsabilidades. La estructura de gobierno, que describe las reglas y directrices del CoE, también debe incluirse en el estatuto.
  • Crear un órgano de gobierno centralizado. Debería estar a cargo de la gobernanza y la aplicación de la ley.
  • Reúna un equipo CoE. Se deben incluir en el equipo expertos en la materia de áreas críticas afectadas por el cambio a la automatización, como canalización, DevOps, TI y más.
  • Esté atento al CoE. Los informes pueden ayudarlo a optimizar la canalización de su proyecto de automatización y realizar un seguimiento del ROI y el rendimiento de sus bots en vivo.

La calidad, la seguridad y el cumplimiento están garantizados por un sólido modelo de gobierno. Describe los estándares de automatización, los marcos de bots y las mejores prácticas. También especifica las métricas utilizadas para evaluar el rendimiento del bot.

El modelo de gobierno determina los roles de los miembros individuales del equipo y el modelo general para las operaciones de RPA. Se puede usar una de tres estructuras para construir este modelo:

  • Gobierno centralizado: Comparte servicios y mejores prácticas desde el centro de excelencia (CoE) en todas las funciones de la organización, utilizando estándares comunes. Recuerde que la coordinación de estos esfuerzos puede hacer que el programa se ralentice a medida que crece.
  • Gobernanza descentralizada: Permite que las unidades de negocio sean más autosuficientes, se pongan en marcha rápidamente y vean un rápido retorno de la inversión. Sin embargo, esto puede resultar en la fragmentación de personas, tecnología y estándares a lo largo del tiempo.
  • Gobernanza federada: Se utilizan un CoE y estándares centralizados, pero las unidades comerciales conservan la propiedad local. Equilibra la agilidad y la escalabilidad al combinar lo mejor de los mundos empresarial y de TI.

2. Promueva el éxito de la automatización temprana dentro de su empresa.

Otra clave del éxito es fomentar una cultura automatizada. Esto se logra al evangelizar con entusiasmo los beneficios de la automatización como un valor organizacional clave.

El evangelismo debe provenir de todos los niveles de su organización, incluido el comité ejecutivo y el CoE, y los empleados. Estos son algunos ejemplos de cómo la evangelización de RPA podría beneficiar a su empresa:

  • Crear un portal para la automatización interna. Los usuarios deberían poder realizar y priorizar solicitudes de automatización, calcular el ROI y monitorear solicitudes mediante un tablero a través de este portal de autoservicio intuitivo.
  • Marque aniversarios importantes y felicítese por sus logros. Esto se puede hacer tanto en reuniones de toda la empresa como departamentales.
  • Reserve días para la automatización. Anime a los empleados a traer ideas para la automatización a estas reuniones y ayúdelos a desarrollar sus bots para facilitar su trabajo.
  • Haga que el aprendizaje electrónico esté disponible. Esto se puede hacer internamente o a través de un tercero, como un proveedor de RPA, y puede ayudar a los empleados de todos los niveles a comprender sus roles en una organización automatizada y cómo usar la solución.

3. Elija una mentalidad ágil para el desarrollo de la automatización.

El verdadero trabajo comienza con el desarrollo de la automatización que alimenta una organización verdaderamente eficiente, no con el evangelismo de RPA. Usar una metodología de desarrollo de vanguardia como Agile para construir, probar e implementar bots es la mejor manera. Al adoptar una mentalidad ágil, los procesos se pueden dividir en componentes más pequeños que se pueden automatizar más rápidamente, lo que da como resultado una creación de bots mejor y más rápida. La metodología ágil comenzó en ingeniería y tecnología de la información, pero rápidamente se extendió a otras funciones organizacionales. Los equipos de marketing, por ejemplo, emplean cada vez más la metodología ágil, que se basa en sprints y reuniones diarias para ayudarlos a cumplir con los plazos y entregar contenido de alta calidad.

La iteración rápida y la comunicación constante son componentes clave del desarrollo ágil. Una vez que se construye un bot, se monitorea diariamente hasta que se termina, incluidas las pruebas de aceptación del usuario. Lo ideal es que se publiquen nuevas mejoras de bot cada una o dos semanas. Es importante recordar que implementar un bot no es el final del trabajo. Los bots deben ser monitoreados y optimizados constantemente. Examine los KPI críticos, como las tasas de falla de los bots, para determinar dónde y por qué ocurren las fallas, realizar mejoras y asegurarse de que rindan al máximo. Las funciones deben elegir una mentalidad ágil siempre que sea posible para garantizar el éxito de RPA.

4. Vaya más allá de RPA con capacidades de automatización completas.

RPA puede aumentar significativamente la eficiencia de su empresa. Si es parte de una solución integral que integra personas, sistemas, datos, bots e inteligencia artificial (IA) en un solo flujo de trabajo, puede lograr aún más. Esto se conoce como «automatización completa».

La automatización completa debe incluir lo siguiente:

  • flujo de trabajo: Con capacidades integrales de gestión de procesos comerciales, organice todos los recursos en un solo flujo de trabajo, impulsando la productividad y las experiencias excepcionales de los clientes y empleados.
  • RPA de código bajo: Cree bots rápidamente para manejar tareas repetitivas y de gran volumen, lo que permite a las personas concentrarse en tareas más importantes.
  • Inteligencia artificial: clasifique documentos, extraiga datos, incorpore la siguiente mejor acción y más con los mejores servicios de IA de los proveedores de su elección.
  • Datos de código bajo: Integre datos desde cualquier lugar sin costosas migraciones.
  • Reglas del negocio: utilice la codificación cero para definir y automatizar la lógica empresarial compleja.
  • Gestión de casos: mejore el rendimiento mediante el manejo de excepciones y actividades ad hoc con administración de tareas y vistas de datos procesables.

5. Ponga a los humanos en control, no solo en el circuito.

Si bien la automatización elimina los aspectos tediosos de un trabajo, los mejores programas RPA mantienen a los humanos a cargo. La automatización no debe usarse para reemplazar personas en su fuerza laboral. En cambio, debería tratarse de permitirles concentrarse en tareas más importantes mientras mantienen el control del proceso.

Se deben hacer esfuerzos para automatizar los procesos de principio a fin, manteniendo a los humanos en el centro y, en última instancia, al mando. Esto implica proporcionar a los empleados los datos correctos en el momento adecuado para que puedan tomar decisiones. Para una mejor toma de decisiones y comprensión, debe converger datos en tiempo real de toda la organización para proporcionar una vista consolidada de 360 ​​grados. Un beneficio clave de la gestión de tareas y de casos es que mantiene a las personas en control, lo que les permite lidiar con actividades excepcionales y ad hoc a medida que surgen. Los empleados también pueden usar interfaces intuitivas para analizar todos los datos relevantes a la vez, lo que les permite tomar decisiones rápidas e intervenir en puntos de decisión críticos.

Cuando las personas solo están «al tanto», pierden la información crítica necesaria para tomar mejores decisiones y tomar medidas inmediatas.

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