10 consejos esenciales para una implementación exitosa de RPA

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El cambio es inevitable y todas las organizaciones lo reconocen. Es por eso que siempre buscan formas de estar preparados para el futuro improvisando procesos para impulsar la eficiencia, comprometiéndose mejor con las partes interesadas para beneficiarse de múltiples comentarios y simplemente estando abiertos a la idea de aceptar el cambio. Y hoy, las tecnologías digitales y la inteligencia artificial son los principales vehículos para el cambio, mientras que la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización avanzada (IA) se están convirtiendo rápidamente en la norma en varias funciones. De hecho, IA ayuda a las organizaciones a convertirse en entidades ágiles al inducir capacidades y una velocidad increíble.

Las tecnologías de automatización tradicionales integraron el flujo de información a través de las aplicaciones en el back-end del nivel de la base de datos en función de reglas comerciales más amplias. Por lo general, se trataba de grandes programas de transformación que implicaban inversiones significativas y plazos prolongados. Sin embargo, por lo general, estos no cumplían con la especificidad de la tarea a nivel del usuario final. Robotics Process Automation (RPA) lleva esta automatización de back-end al nivel del usuario final con la capacidad de automatizar aún más las tareas manuales repetitivas asociadas con las actividades de la silla giratoria, integrando aplicaciones e información en el front-end mientras aprovecha las integraciones de sistemas existentes.

Si bien RPA puede parecer simple y fácil de implementar, para una implementación exitosa y rápida, se requiere una planificación minuciosa, una acción coordinada y mucho rigor. Por lo tanto, identificar e implementar el programa RPA correcto es muy importante. Las organizaciones bien pueden seguir reglas básicas esenciales, como se muestra a continuación.

1. Comience con una prueba de concepto: Si bien la RPA puede entenderse como un concepto, la promoción de la RPA a través de un proyecto piloto rápido y factible generará entusiasmo y ayudará a evitar el cinismo.

2. Establezca las expectativas correctas: Promete menos, entrega más: esta antigua sabiduría también es cierta. Ayuda a establecer expectativas realistas para los beneficios potenciales. Así que evite crear exageraciones o euforia sobre lo que la RPA puede hacer por las empresas o las personas. Deje que los resultados finales impresionen a las personas.

3. Tenga un enfoque sólido en la solución: Invierta en la creación de la solución adecuada para abordar la mayoría de las variaciones, traspasos y objetivos del proceso. Por lo general, la configuración BOT real se gasta en un 30 % o menos.

4. Identificar y traer evangelizadores: A menudo se resiste al cambio por el bien común e individual. La transformación liderada por RPA requiere apoyo y patrocinio activos. Identificar líderes funcionales y formadores de opinión justo al comienzo de este viaje también es esencial para implementar sin problemas la adopción de RPA.

5. Utiliza herramientas complementarias: Identificar y explorar herramientas que puedan complementar y mejorar (p. ej., OCR) la implementación de RPA.

6. Siga la metodología de entrega rápida: Las posibilidades de éxito aumentan con conjuntos de automatización más pequeños y manejables que con conjuntos grandes y complejos. Siga un proceso de ajuste fino de la solución a través de compilación, prueba e implementación.

7. Seleccione los procesos sabiamente: El éxito del primer paso afectará significativamente el resultado de este viaje migratorio. Para tener éxito, elegir el primer conjunto de procedimientos es muy importante para todo el programa. Los procesos iniciales deben estar donde el éxito está casi incorporado, mientras que los inconvenientes o el dolor de la transición son mínimos. Una vez que la fase inicial sea exitosa, el apoyo organizacional y la receptividad sin duda aumentarán.

8. Haga de TI una parte integral del viaje: Los equipos comerciales y de TI necesitan cocrear valor RPA. Dadas las breves ráfagas de implementación y lanzamiento de la automatización, el negocio y la TI deben trabajar en armonía, en ausencia de los cuales es probable que se produzcan lapsos de tiempo y desperdicio de recursos. Por ejemplo, la organización GIC de una importante compañía de seguros global tardó solo siete días en automatizar un proceso, pero tuvo que esperar 45 días más para abordar los requisitos de acceso a las aplicaciones de los bots antes de implementarlo.

9. Rastree y obtenga beneficios simultáneamente: Los beneficios reales fluyen solo en la redistribución productiva de las horas ahorradas. Es importante realizar un seguimiento de los ahorros reales en la línea de base.

10. Plan para la sostenibilidad: Institucionalice la estructura y la gobernanza para administrar la automatización entregada de manera productiva, y priorice y entregue la canalización de oportunidades. Adoptar una estrategia holística de creación, reconstrucción y mantenimiento del talento.